Als Solopreneur einen stabilen Retainer aufbauen – das klingt einfacher, als es ist. In Episode #143 von Weiter im Chaos teilt Christian Arns offen, warum er jahrelang großartige Projekte abgeliefert hat, Kunden trotzdem nicht gehalten hat – und wie er das jetzt mit einem selbst gebauten CRM-System und smarten KI-Workflows ändert.

Was dich in dieser Episode erwartet

  • Warum Großprojekte riskant sind und kleine Retainer-Kunden mehr Sicherheit bringen
  • Wie Christian ein eigenes CRM-System mit KI entwickelt hat
  • Was Obsidian als Second Brain mit Kundendaten zu tun hat
  • Wie automatisierte Workflows helfen, Kunden proaktiv zu betreuen
  • Warum ein Kundeninsolvenz-Erlebnis die Strategie komplett verändert hat
  • Was vektorbasierte Datenbanken mit smarter Kundenpflege zu tun haben
  • Plus: eine kleine Guerrilla-Gärtnerei-Geschichte aus Köln

Warum solltest du als Solopreneur einen Retainer aufbauen?

Wenn ein Großkunde wegbricht und du nur noch einen weiteren hast, ist die Krise sofort da. Genau das hat Christian erlebt – ein Kunde ging insolvent, offene Rechnungen blieben offen, und gleichzeitig mussten Steuern auf das Projekt gezahlt werden. Der Schmerz war real. Die Lektion: Zehn kleine Kunden sind sicherer als zwei große. Das Ziel beim Retainer aufbauen ist, dass Kunden nicht einmalig ein teures Projekt buchen, sondern monatlich für kontinuierlichen Content wiederkommen. Vier Videos pro Monat zum fairen Preis schlagen einen einzelnen Imagefilm für mittlere vierstellige Beträge – zumindest wenn es um Stabilität und Planbarkeit geht.

Das klingt offensichtlich, aber wie Christian selbst sagt: Man muss diesen Schmerz manchmal erst selbst durchleben, bevor man wirklich versteht, warum ein solides Retainer-Modell so wichtig ist. Mehr Gedanken dazu findest du auch in anderen Folgen auf Weiter im Chaos, wo Christian und Kevin regelmäßig über die Realität der Selbstständigkeit sprechen.

Wie hilft ein smartes CRM beim Retainer aufbauen?

Eine Excel-Tabelle, dann Airtable – und irgendwann der Punkt, an dem keines der bekannten Tools wirklich passt. Christians Lösung: Er hat sich sein eigenes CRM-System selbst entwickelt, mit KI-Unterstützung (Stichwort: vibe coding). Das System verbindet seine Sprachnotizen aus dem Park mit Kundeneinträgen in Obsidian, einer kostenlosen Note-Taking-App, die sich perfekt als Second Brain eignet. Wenn er beim Spaziergang eine Idee zu einem Kunden hat, landet sie automatisch verlinkt in der passenden Kundendatei.

Das ist mehr als nur Kontaktverwaltung. Sein CRM hält fest, welche Kameraperspektiven beim letzten Video funktioniert haben, welche Konzepte aus der Branche noch getestet werden sollten, wann der letzte Kontaktpunkt war – und löst bei Bedarf eine Automation aus, die öffentlich verfügbare Informationen zum Kunden recherchiert. So kann Christian erkennen, ob ein Kunde gerade Probleme bei der Mitarbeitergewinnung hat, und den gemeinsamen Content genau darauf ausrichten. Ein Retainer aufbauen bedeutet eben auch, dem Kunden konstant echten Mehrwert zu liefern.

Haeufig gestellte Fragen

Wie fange ich als Solopreneur an, einen Retainer aufzubauen?

Starte mit dem, was du ohnehin anbietest – und überleg, welche Version davon du monatlich liefern kannst. Christian hat von Einzelprojekten auf regelmäßigen Social-Media-Content umgestellt. Vier Videos pro Monat zu einem fairen Preis sind für den Kunden ein No-Brainer, wenn die Ergebnisse stimmen. Wichtig: Definiere vorher klar, was das Ziel des Contents ist – nicht nur produzieren, weil der Kunde ein Video braucht.

Brauche ich ein teures CRM-Tool, um Kunden zu verwalten?

Nein. Christian nutzt ein selbst entwickeltes System auf Basis von Obsidian und KI-Automatisierungen mit Tools wie n8n. Der Vorteil: Es ist komplett auf seine Arbeitsweise zugeschnitten, kostet kaum etwas und wächst mit ihm mit. Bekannte CRM-Tools haben ihn nie wirklich überzeugt – was für dich stimmt, musst du ausprobieren.

Wie nutze ich KI sinnvoll in meinen Workflows, ohne mich zu verzetteln?

Christians Tipp: Nicht jedes neue KI-Tool ausprobieren, sondern zuerst den eigenen Pain Point identifizieren und dann gezielt nach einer Lösung suchen. KI sollte dich beruflich voranbringen – nicht nur fancy Spielzeug sein. Wenn du ChatGPT oder Claude aktuell nur als Google-Ersatz nutzt, ist das ein guter Hinweis, wo du als nächstes ansetzen kannst.

Fazit und deine 3 Takeaways

Episode #143 ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Christian zeigt, wie er aus einem schmerzhaften Kundenausfall gelernt hat, warum er jetzt lieber viele kleine Kunden als wenige große betreut – und wie er mit einem selbst gebauten CRM und KI-Workflows dabei ist, einen echten Retainer aufbauen-Prozess zu etablieren. Kein Hype, keine großen Versprechen – nur konkrete Erkenntnisse aus der Praxis.

  • Sicherheit durch Diversifikation: Zehn kleine Retainer-Kunden sind stabiler als zwei Großprojekte – auch wenn Großprojekte mehr Spaß machen.
  • CRM ist mehr als Kontaktverwaltung: Ein gutes System hält fest, was funktioniert hat, und hilft dir, Kunden proaktiv zu betreuen statt reaktiv zu reagieren.
  • KI gezielt einsetzen: Nicht jedes Tool ausprobieren – erst den eigenen Engpass kennen, dann die passende Automatisierung bauen.